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  • 11 Agosto, 2020

Compliance Board – Simplificar as Obrigações Legais, Fiscais e de Negócio

Dinamizar a comunicação e execução das equipas

Vivemos desde o final de março, num cenário de crise que teve origem na Pandemia provocada pelo COVID – 19 e que forçou muitos de nós a trabalhar em casa, assegurando em simultâneo funções profissionais com funções familiares.

A forma de trabalhar e de comunicar sofreram alterações significativas, no entanto, esta alteração foi facilitada pelas novas tecnologias de informação e comunicação, pois são várias as ferramentas que nos permitem aceder e partilhar informação e comunicar em tempo real.

Gerir o trabalho das equipas neste cenário implica também uma adaptação na forma como o gestores/lideres organizam quer o seu trabalho quer o trabalho das suas equipas. Pressupõe um maior planeamento e uma eficaz comunicação nas tarefas que competem a cada elemento da equipa, prazos de execução e circuito de comunicação.

Neste sentido é importante que o líder consiga definir prioridades e orientar a sua equipa, para que todos consigam desenvolver as tarefas em função da sua importância e urgência.

É fundamental ter em consideração o seguinte:

  • Uma tarefa importante é a que trará resultados para a organização;
  • A tarefa urgente é aquela que tem que ser cumprida mesmo não trazendo mais valor.

A gestão das tarefas diárias nem sempre é fácil e nas circunstâncias atuais a dificuldade aumenta, ou seja, planeamento e calendarização das mesmas permitirá criar alertas e garantir que as equipas cumprem as mesmas de acordo com a priorização definida pela chefia e em equipa.

Para ajudar na gestão das tarefas de cada colaborador e mesmo na gestão da equipa, a Uniksystem apresenta como solução o modulo Compliance incorporado na Solução Unik Digital Workboard.

O uso de uma plataforma de gestão de tarefas, que ajuda a organizar os processos, estruturar o fluxo e monitorar a sua execução.

O Compliance permitirá garantir não apenas a obrigações legais, mas também em relação às “regras” definidas por cada organização em relação a cada processo. Trata-se de uma ferramenta que permite ao colaborador ser orientado/alertado para o cumprimento de determinadas tarefas e assim irá facilitar o seu trabalho diário e dar-lhe mais tempo para executar outro tipo de tarefas.

Cada colaborador terá no seu dashboard a informação relativa às tarefas que tem que desenvolver face a cada processo, conseguindo, deste modo “checkar” o que já foi feito e dar informação quer a colegas quer à sua chefia das tarefa ou sub tarefas terem sido concluídas.

A gestão da equipa será também mais fácil, pois a Chefia terá no seu dashboard a indicação de quais as tarefas pendentes e as concluídas, validando se as mesmas estão a ser cumpridas de acordo com o previamente definido. Poderá criar tarefas e imputar a um ou mais elementos da equipa e fazer assim uma monitorização das mesmas.

É importante que as organizações utilizem meios de comunicação que permitam a interação das equipas, delegar e garantir que cada um dos elementos saiba o que lhe compete fazer e em que momento.

Ao automatizar as sua operação e seus processos as organizações ganham tempo e diminuem aos
seus custos tornando as equipas mais eficientes e produtivas.

Poderá consultar mais informação no site https://www.uniksystem.pt/compliance-rgpd/

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