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  • 6 Maio, 2020

7 Estratégias Para Mitigar o COVID-19 no Regresso ao Trabalho

O ano de 2020 será um ano recordado, por todos nós, como o ano da Pandemia COVID-19, o ano em que as escolas foram encerradas, muitas empresas entraram em layoff, muitas pessoas em teletrabalho, famílias inteiras a viver diariamente nas suas casas tendo que conciliar a vida profissional com a vida familiar e escolar.

A sociedade (Estado, Empresas, Famílias) viu-se obrigada a ser cada vez mais ágil na forma de (re)pensar, (re)agir e (re)adaptar.

Diariamente o Governo apresenta medidas para fazer face a esta crise não apenas de saúde pública, mas também económica, visando dar apoio às empresas e aos trabalhadores.

As empresas, de modo a garantirem a sua sobrevivência futura, readaptam a sua gestão, (re)organizam-se e reinventam-se nos seus processos de negócio e operativos, nas equipas internas, mas também na relação com clientes, fornecedores e parceiros. Ajustam-se para um mercado novo e procuram novas oportunidades, actuando de forma estruturalmente diferente.

O regresso, à vida numa realidade de “desconfinamento” está para breve, prevendo-se o levantamento progressivo do Estado de Emergência e de algumas medidas que surgiram devido ao COVID-19, no entanto a ameaça do vírus continua e a prevenção é a palavra de ordem.

As empresas terão que garantir aos seus colaboradores um regresso seguro, o que pressupõe a adopção de medidas extra de higiene e segurança no trabalho mas também a aposta em novas formas de trabalhar, de comunicar e de gerir, à distância, tirando proveito da inovação tecnológica.

É com a visão de mitigar todas estas alterações, derivadas de uma crise sem precedentes, que o Grupo Joyn e a Uniksystem apresentam respostas inovadoras e seguras no regresso às atividades laborais.

Sabemos que a forma de trabalhar já não será a mesma: novas formas de gestão das equipas, desburocratização de processos, generalização do teletrabalho… Todos os ajustes a estas mudanças foram possíveis graças às tecnologias de informação.

De modo a garantir um regresso seguro às nossas instalações a Uniksystem apostou num modelo seguro, rápido e eficaz, para assegurar a segurança de todas partes: colaboradores internos e externos, clientes, fornecedores, parceiros…

1. Teletrabalho preferencial

As empresas devem manter a possibilidade de teletrabalho, sempre que possível e para as funções em que o trabalho pode ser exercido sem dificuldades. Possibilitando às equipas esta gestão, irá facilitar a não aglomeração de colaborados dentro do mesmo espaço físico. O distanciamento social continua a ser a melhor forma de prevenção.

2. Regresso presencial às instalações de forma rotativa

As equipas de trabalho, sempre que possível, devem regressar aos seus locais de trabalho, de uma forma progressiva e rotativa, possibilitando, assim, um maior controlo da segurança de todos os colaboradores.

Como exemplo, recomendamos metade da equipa em trabalho presencial durante duas semanas e depois outras duas semanas em casa, em regime de teletrabalho (se possível), trocando com a outra metade da equipa. O período de duas semanas permite a deteção de eventuais casos de doença e assim a sua colocação segura em quarentena, sem risco de contágio aos restantes.

A redução dos postos de trabalho no escritório em 50% (ou menos) e a sua rotatividade permite também assegurar o distanciamento físico recomendado de 2 metros.

3. Sistema de medição da temperatura – Thermal Probe

A prevenção é a palavra chave neste processo de regresso, sendo que as empresas devem sensibilizar os seus colaboradores para medidas de saúde no trabalho que lhes permitam ter alguma garantia que estão seguros e que todos à sua volta também.

Neste sentido a medição da temperatura de cada colaborador, em vários momentos do dia, é uma das medidas a considerar. Poderá ser uma medida controversa, mas importa passar a mensagem de que se trata de uma medida de prevenção.

Na Uniksystem instalámos o sistema Thermal Probe, que permite a deteção de uma temperatura corporal elevada de forma simples, rápida, sem contacto físico e sem qualquer identificação da pessoa. Faz a leitura térmica à distância e indica se está ou não dentro dos parâmetros normais.

Não havendo qualquer registo dessa mesma medição, consideramos que estamos a trabalhar na prevenção, dando ao colaborador um alerta que lhe permite tomar a decisão de não aceder às instalações evitando assim o contacto com os outros colegas.

4. Controlo de acessos seguro – Facial Recognition

Em muitas empresas o sistema de controlo de acesso e assiduidade ainda é feito através de sistemas de recolha biométrica (impressão digital) o que implica o contacto de vários colaboradores com um mesmo aparelho. Em muitas empresas a recomendação nesta fase foi “deixar de picar” ou voltar ao sistema de cartões.

Para evitarmos estas situações aconselhamos as empresas a instalar um sistema de acessos por reconhecimento facial. O Unik Facial Recognition permite um controlo, automatizado e integrado com o sistema de relógio de ponto. Este tipo de controlo de acessos e de assiduidade a colaboradores através de dados biométricos é legítimo e está previsto na Lei n.º 58/2019, art. 28, nº6.

As empresas devem organizar os postos de trabalho, refeitórios, e outros espaços de forma a permitir o devido distanciamento social. Devem disponibilizar um conjunto de materiais de forma a mitigar o contágio (ex.: gel desinfetante, máscaras, viseiras, entre outros).

5. Gestão de equipas e Comunicação Eficaz

Gerir equipas em que uns elementos já estão no escritório e outros em teletrabalho pode não ser a tarefa mais fácil, contudo consideramos que o importante é apostar na flexibilização (flexibilização de horários), utilizando outros meios de comunicação que permitam a interação das equipas, delegar e garantir que cada um dos elementos sabe o que lhe compete fazer e em que momento. O Unik Digital Workboard, a plataforma da Uniksystem que sustenta o trabalho remoto é uma forma ágil que organizar as diferentes equipas, para que nenhuma tarefa fique por fazer, independentemente da localização física em que cada colaborador/função se encontrar naquele momento.

A aposta passa também por uma comunicação interna e externa muito mais ativa. Até há uns meses, a comunicação era considerada um fator crucial dentro das organizações. Agora é cada vez mais um fator crítico de sucesso, no comunicar de dentro para fora com todos os intervenientes, o que poderá ser feito através de webinars, formações online, newsletter, publicações nas redes sociais.

6. Desmaterialização de documentos e processos – Data Capture

A desmaterialização de documentos no início e no final dos processos é essencial para permitir o trabalho remoto, assegurando a transição do universo da documentação em papel para a documentação digital, recorrendo à tecnologia de Inteligência Artificial e Machine Learning Data Capture.

7. Formação

Temo-nos deparado com ofertas massivas de formações online que tem vindo a ajudar a adquirir competências necessárias para que o processo do trabalho decorra sem constrangimentos. Por isso, a aposta das organizações no desenvolvimento das competências dos trabalhadores é sempre muito importante. Cabe às organizações a capacidade de antecipar estas mesmas necessidades dentro do âmbito da formação.

Temos orgulho em ser pioneiros nesta iniciativa de retoma da atividade e em poder apoiar o regresso de outras empresas em segurança. Ou não fosse um dos nossos objetivos principais a simplificação das operações da sua organização neste mundo em constante mudança.

Para saber mais sobre as soluções referidas no artigo (e outras):

Thermal Probe
Facial Recognition
FAQs
Data Capture
Unik Digital Workboard

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